FAQ pour les associations

Existence de l’association

Les documents concernant la création de l’association doivent être conservés pendant toute la durée d’existence de l’association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée :

• Déclaration de l’association (copie du dossier déposé en préfecture)
• Récépissé de la déclaration
• Copie de la demande d’insertion au Journal officiel (témoin de parution)
• Extrait du journal officiel (JOAFE) dans lequel a été publiée la déclaration (témoin de parution)
• Statuts modifiés par ordre chronologique
• Règlements intérieurs modifiés par ordre chronologique
• Liste des dirigeants successifs
• Liste des membres successifs par ordre chronologique

Fonctionnement de l’association

Les documents relatifs au fonctionnement de l’association sont à conserver au minimum 5 ans :

• Convocation de l’assemblée générale
• Feuilles d’émargement, pouvoirs
• Procès-verbaux d’assemblée
• Bilan d’activités
• Rapports du commissaire aux comptes

Documents financiers

Les documents financiers doivent être conservés au minimum 10 ans : comptes annuels, livres comptables et pièces justificatives.

Documents fiscaux

Les documents permettant de justifier ce que l’association doit ou non aux services fiscaux sont à conserver au minimum 6 ans.

Documents concernant les personnels de l’association

La demande d’immatriculation doit être effectuée via  en procédant ainsi :

1. Créer un compte de personne physique sur https://lecompteasso.associations.gouv.fr/demander-lattribution-dun-n-siren-siret/.
2. Intégrer votre association dans votre compte à partir de son n° RNA.
3. Une fois celle-ci intégrée, dans l’accueil de votre compte asso, cliquer sur « Demander l’attribution d’un n° Siret », saisir la demande et à l’étape 3, la transmettre.

Se rendre sur le portail de demande de subvention, créer son compte.

Non seule les associations déclarées peuvent faire une demande de subvention.

Les subventions se définissent comme des contributions (financières, matérielles ou en personnel) allouées par les autorités administratives (exemple : une commune) ou par des organismes chargés de la gestion d’un service public industriel et commercial (exemple : le transport de personnes ), dans un objectif d’intérêt général à des personnes morales de droit privé pour la réalisation d’une action, d’un projet d’investissement, le développement d’une activité ou le financement global de l’activité d’un organisme bénéficiaire qui en est à l’origine.

Oui. La mairie peut être le siège social d’une association.

L’association doit demander au maire par courrier la possibilité de domicilier son siège social.

L’autorisation peut être gratuite ou payante.

La mairie n’est pas obligée d’accéder à la demande de l’association.

À savoir : la mairie peut aussi autoriser l’association à avoir comme siège social un autre bâtiment communal (une maison des associations, un centre social, etc.).

Oui.

Les bénévoles peuvent soit demander le remboursement de leurs frais à l’association, soit y renoncer expressément et bénéficier de la réduction d’impôt relative aux dons.

Les conditions pour en bénéficier ont été précisées dans l’instruction fiscale du 23 février 2001 publiée au Bulletin officiel des impôts sous la référence 5 B-11-01 :

1. D’une part, l’association doit répondre aux conditions définies à l’article 200 du code général des impôts, c’est-à-dire : avoir un objet parmi ceux limitativement énumérés audit article et être d’intérêt général, ce qui implique que son activité ne soit pas lucrative, que sa gestion soit désintéressée au sens de l’instruction fiscale du 18 décembre 2006 publiée au Bulletin officiel des impôts sous la référence 4 H-5-06, et que l’organisme ne fonctionne pas au profit d’un cercle restreint de personnes.
2. D’autre part, il doit être établi que toute personne placée dans la même situation aurait pu obtenir le remboursement effectif par l’association des frais engagés, si elle en avait fait la demande. Ensuite, ces frais, engagés dans le cadre de l’activité bénévole pour participer à des activités entrant strictement dans le cadre de l’objet de l’association, doivent être dûment justifiés. Enfin, le contribuable doit renoncer expressément au remboursement de ces frais par l’association et l’organisme doit conserver à l’appui de ses comptes les pièces justificatives correspondant aux frais engagés par le bénévole.

Non.

Si la pratique de reversement d’une subvention (« subventions en cascade ») est strictement interdite sur le fondement de l’article L. 1611-4 du code général des collectivités territoriales et de l’article 15 du décret-loi du 2 mai 1938, elle connait une exception notable.

La collectivité publique ou territoriale qui verse la subvention peut autoriser expressément le reversement des subventions dans la convention conclue entre ladite collectivité et l’organisme subventionné ou dans l’acte attributif de la subvention.

Ni la loi de 1901 ni son décret d’application n’ont prévu de quorum.

Toutefois, des dispositions réglementaires peuvent en prévoir dans le cadre d’agrément. Ce point doit être vérifié si votre association est agréée. A défaut, ainsi que si les statuts n’en prévoient pas, aucun quorum « automatique » ou « minimum » n’est applicable.

Un membre d’une association qui ne remplit plus ses obligations encourt des sanctions pouvant aller jusqu’à l’exclusion (radiation). Mais l’association doit respecter le principe selon lequel nul ne peut être sanctionné sans avoir pu se défendre. Elle doit aussi respecter les règles fixées par ses statuts.

Cas d’exclusion

Un membre d’une association peut être exclu :

• si les conditions fixées par les statuts ne sont plus réunies (capacité juridique, droits civiques, activité professionnelle, âge, domicile, etc.),
• en cas d’infraction aux règles statutaires ou au règlement intérieur (non-paiement des cotisations, fautes, etc).

Procédure d’exclusion

Les situations et les procédures d’exclusion sont généralement prévues par les statuts de l’association (ou par le règlement intérieur).

Lorsque les statuts ou le règlement intérieur ne prévoient rien, l’autorité compétente est l’assemblée générale de l’association.

Dans tous les cas, l’intéressé doit être averti préalablement par écrit des faits reprochés et des conséquences susceptibles d’en résulter. Il doit avoir pu se défendre en présentant ses observations aux instances dirigeantes avant la prise de décision.

À savoir : pour éviter une procédure d’exclusion pour chaque membre ne payant plus sa cotisation, les statuts peuvent prévoir que le non-paiement de la cotisation vaut démission (c’est-à-dire renoncement à son adhésion).

Recours après la décision d’exclusion

Le membre exclu peut faire :

• un recours amiable devant le conseil d’administration ou l’assemblée générale
• ou un recours devant le tribunal de grande instance (TGI) du siège de l’association.

En cas de recours judiciaire, la décision d’exclusion peut être annulée :

• pour des motifs de forme (par exemple, décision prise par le conseil d’administration alors que les statuts prévoient que seule l’assemblée générale peut exclure un membre),
• pour des motifs de fond (par exemple, si la faute n’est pas d’une gravité telle qu’elle justifie la sanction).

Effets de l’annulation de la décision d’exclusion

L’annulation par un juge d’une décision d’exclusion rend à l’intéressé sa qualité de membre. Mais l’association peut, dans les faits, refuser de réintégrer le membre exclu sauf si les statuts ne l’y obligent. Dans ce cas, l’intéressé ne peut que demander une réparation financière du préjudice subi auprès du juge.

Oui. Le siège social d’une association peut être fixé au domicile d’un des membres, même s’il est locataire. Il doit toutefois obtenir certaines autorisations.

Au domicile d’un propriétaire

La domiciliation est possible pour une durée de 5 ans maximum.

Si le domicile fait partie d’un immeuble en copropriété, celle-ci peut interdire la mention de l’association sur une boîte aux lettres ou sur quelque autre support des parties communes.

Au domicile d’un locataire

La domiciliation d’une association au domicile d’un locataire est possible. Le propriétaire bailleur ne peut pas s’y opposer.

L’adhérent qui héberge le siège social de l’association doit occuper les lieux de façon effective. Dans le cas contraire, le propriétaire peut faire valoir que les clauses du bail ne sont plus respectées. Le bail pourra être résilié.

Cette domiciliation n’est possible que pour 5 ans maximum.

Si le domicile fait partie d’un immeuble en copropriété, celle-ci peut interdire la mention de l’association sur une boîte aux lettres ou sur quelque autre support des parties communes.

Les obligations comptables des associations sont déterminées en fonction de la taille, de l’activité et du type de ressources de chaque association.

Dans certains cas, les comptes des associations, c’est-à-dire le bilan et le compte de résultat et l’annexe (formant ensemble les comptes annuels), doivent obligatoirement être contrôlés par un commissaire aux comptes, lequel certifie lesdits comptes, sans ou avec réserves. Dans des hypothèses plus exceptionnelles, il peut refuser de certifier les comptes annuels, ce dont il doit informer le parquet, si ce refus de certification est motivé par l’existence de faits délictueux.
Pour mieux appréhender les contours de la mission des commissaires aux comptes d’organismes sans but lucratif, on pourra utilement se reporter au « Guide des commissaires aux comptes dans les associations, fondations et autres organismes sans but lucratif » (4ème édition janvier 2009), publié par la Compagnie Nationale des Commissaires aux comptes (CNCC).
Chaque fois qu’il est fait référence à la nomination d’un Commissaire aux comptes, la décision de nomination, prise en assemblée générale, doit désigner un Commissaire aux comptes titulaire et un Commissaire suppléant.

La nécessité de nommer un Commissaire aux comptes ressort :

1 – Soit d’une obligation légale ou réglementaire, ce qui sera le cas pour (liste non exhaustive) :
• Les associations d’une « certaine taille » ayant une activité économique et dépassant, à la fin de l’année civile ou à la date de clôture de leur exercice social, 2 des 3 critères suivants : 50 salariés, 3,1 millions d’euros de chiffre d’affaires hors taxe ou 1,55 millions de total de bilan (C. com. art. R. 612-1) ;
• Les associations émettant des obligations (CMF art. L. 213-15 ; C. com. art. L. 612-1) ;
• Les associations habilitées à faire des prêts (CMF art. L. 511-6 et R. 518-60) ;
• Les associations relais (loi du 23-7-87 relative au développement du mécénat) ;
• Les organismes de formation d’une certaine taille (C. trav. art. L. 6352-8 et R. 6352-19) ;
• Les centres de formation d’apprenti (C. trav. Art. R. 6233-6) ;
• Les associations percevant une aide publique d’un montant total annuel supérieur à 153 000 euros (C. com. art. L. 612-4) ;
• Les associations recevant des dons du public ouvrant droit à un avantage fiscal, au titre de l’impôt sur le revenu ou de l’impôt sur les sociétés, d’un montant global annuel supérieur à 153 000 euros.

A noter : S’agissant des seuils de 153 000 euros mentionnés ci-dessus, et selon la commission juridique de la CNCC, il n’y a pas d’obligation de nommer un commissaire aux comptes lorsque l’association reçoit un montant global de plus de 153 000 € composé, pour partie de subventions et, pour partie, de dons, sans que le seuil de 153 000 € ne soit dépassé par aucune de ces catégories (avis de la Commission juridique de la CNCC, EJ 2009-110, juillet 2010).

2 – Soit, simplement, d’une obligation statutaire ou d’une désignation volontaire.

Toute association relevant de l’obligation légale ou réglementaire doit publier ses comptes annuels, lesquels seront accompagnés du rapport du commissaire aux comptes, en les déposant sur le site de la Direction de l’information légale et administrative
Les financements publics à prendre en considération dans le calcul du seuil des 153 000 euros proviennent des autorités administratives (telles que définies par l’article 1er de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 mentionnée ci-dessous) et des établissements publics à caractère industriel ou commercial.

D’après la Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes (CNCC), les aides à l’emploi associées à des contrats aidés (contrats d’accompagnement dans l’emploi, contrats initiative-emploi) entrent également dans ce calcul.

En effet, la CNCC rappelle que les aides à l’emploi associées à ce type de contrats font l’objet d’une convention avec l’État ou le Pôle Emploi. Or ces derniers répondent à la définition d’autorités administratives.

Les associations doivent donc prendre en compte le montant des aides à l’emploi précitées pour déterminer si elles dépassent ou non le seuil de 153 000 euros.
Ceci est valable, que la convention d’aide à l’emploi soit passée directement avec l’association ou avec son prescripteur (par exemple pour les contrats d’avenir contractualisés entre l’Etat et un conseil général, une commune ou un établissement public de coopération intercommunale).

Une association qui emploie des salariés doit appliquer les dispositions des auxquelles elle est rattachée. conventions collectives

Les critères sont les suivants :

• Activité économique de l’association (son activité principale)
• Implantation géographique de l’association, en l’absence d’un arrêté d’extension ou d’élargissement du périmètre territorial
• Arrêté ministériel étendant le champ d’application professionnel et territorial d’une convention collective, sans condition d’appartenance aux organisations signataires ou adhérentes

Si son activité n’est pas couverte par l’un des cas précédents, l’association n’a pas à appliquer de convention collective. Dans ce cas, elle peut choisir d’appliquer volontairement ou d’adhérer à une convention collective qui réglemente une catégorie de métier différente à la sienne. Elle a alors 2 possibilités :

• Appliquer une partie ou l’ensemble des dispositions de la convention collective choisie
• En faire bénéficier qu’une catégorie de ses salariés (par exemple : à un cadre et pas à un non-cadre)

Pour savoir si son activité principale relève d’une convention collective, l’association peut se référer, à titre indicatif, au qui lui a été attribué (par l’) lors de son au répertoire . code APE Insee immatriculation Sirene

Pour connaître la convention collective dont elle peut relever, l’association peut se rapprocher de la direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS ou DRIEETS pour l’Île-de-France), ex-Direccte.